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Dienstag, 31. März 2015

smartOPTIMO: Neue Auftragsmanagement-Lösung seit Anfang Januar produktiv

Erfolgreicher Start der Auftragsmanagement-Lösung

Seit Januar 2015 geht nach anderthalb Jahren Konfiguration, Systemintegration und Entwicklung durch ESN die Auftragsmanagement-Lösung auf Basis von FFA ( Field Force Automation) bei smartOPTIMO GmbH & Co. KG nun schrittweise in den produktiven Betrieb über.

 

smartOPTIMO ist einer der führenden Dienstleister rund um das Messwesen in Deutschland. Seit der Gründung im Jahr 2009 durch die Stadtwerke Münster und Osnabrück bietet smartOPTIMO seinem wachsenden Partnernetzwerk Strategieberatung sowie weitere individuelle Dienstleistungen im Messwesen und im operativen Zählergeschäft an.

Projektziel: Effiziente Prozesse im Auftragsmanagement

Mit der Einführung von FFA verfolgt smartOPTIMO das Ziel, die Planung und Bearbeitung von Aufträgen im Außendienst effizienter zu gestalten. Insbesondere die Arbeits- und Ergebnisqualität sowie die Durchlauf- und Antwortzeit  sollen durch IT-gesteuerte Vorgangsbearbeitung verbessert werden. Im Außendienst werden die Prozesse Turnuswechsel, Turnusablesung, Zählerwechsel, -einbau und -ausbau, Sperrung von Zählern sowie nötige Recherche- und Inkassomaßnahmen im System abgebildet und durch FFA unterstützt. Darüber hinaus  werden zukünftige Aufgabengebiete im Bereich intelligenter Messsysteme und die damit verbundenen neuen Herausforderungen im Auftrags- und Workforce-Management in FFA abgebildet. Dass die Anwendung  als „Plattformlösung“ zudem auch zur Abbildung und Unterstützung von internen Projekten und Beratungsleistungen genutzt werden kann, war ein wichtiges Entscheidungskriterium für FFA und ESN.

 

Das umfangreiche Projekt umfasst daher viele Bereiche des Unternehmens und bildet somit einen zentralen Baustein für einen Großteil der ca. 100 Mitarbeiter bei smartOPTIMO.

 

Um die Aufträge über FFA schneller und einfacher abwickeln zu können als es bisher möglich war, wird FFA bei smartOPTIMO sowohl mit bestehenden internen Systemen als auch Systemen bei den beauftragenden Stadtwerken verknüpft. So entfallen manuelle Datenübertragungen und Medienbrüche als Fehlerquellen. Dies erhöht die Datenqualität der Aufträge und Verzögerungen durch noch vorhandene Papierprozesse werden eliminiert.

Umfassende Systemintegration

Für die Integration von FFA in die bestehenden Systeme wurden smartOPTIMO und ESN durch den IT-Dienstleister items GmbH unterstützt, der sowohl die IT-Systeme von smartOPTIMO als auch die der beteiligten Stadtwerke betreut. Bis Ende 2015 soll FFA in allen Betriebsbereichen bei smartOPTIMO eingesetzt werden. Mit Produktivsetzung seit Anfang 2015 werden die ersten Außendienstaufgaben von 2 Disponenten und 10 Außendienstmitarbeitern mit FFA auf mobilen Endgeräten bearbeitet. Dabei handelt es sich um die Prozesse Recherche, Sonderablesung, Sperrung, Inkasso und Wiederinbetriebnahme von Zählern. Im Laufe 2015 erfolgt stufenweise die Realisierung der weiteren Montage- und Ablese-Tätigkeiten mit FFA an den Standorten Osnabrück und Münster, bevor abschließend die Unterstützung der internen Aufgaben umgesetzt wird. Damit einhergehend vergrößert sich die Nutzerbasis von FFA bei smartOPTIMO stetig und der Effizienzgewinn steigt zunehmend.

 

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