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Montag, 03. August 2009

Integration von LIS® mit elektronischen Archivsystemen

Das Thema Archivierung bzw. Dokumentenmanagement wird in Zusammenhang mit LIS immer wichtiger und hat sich in den letzten 2-3 Jahren zum zentralen Thema entwickelt. Um alle Nutzenpotenziale einer LIS-Einführung zu erschließen, müssen auch die möglichen Arbeitszeiteinsparungen in Zusammenhang mit der Ablage von und Recherche nach den entsprechenden Dokumenten einbezogen werden. Entsprechend einschlägiger Studien können dabei bis zu 30% der Arbeitszeit eingespart werden.

Der konzeptionelle Ansatz der LIS-Archivintegration wurde durch ESN permanent weiterentwickelt: Zuerst hatten wir entsprechend der Anforderung in einem Kundenprojekt eine Systemschnittstelle zu EASY-Archiv geschaffen. Auf Grund der Verbreitung von EASY-Ware wurde dieses Schnittstellenprodukt bald darauf auch in anderen Projekten erfolgreich platziert.

Mit zunehmender Kundenbasis wurde es aber erforderlich, auch andere Archiv- bzw. Dokumenten Management Systeme zu berücksichtigen, da bereits eingeführte Systeme natürlich nicht in Frage gestellt werden sollten. ESN ist der Philosophie gefolgt, all diese Systeme auf Basis einer einzigen, aber weitgehend konfigurierbaren Standard-Schnittstelle zu bedienen. Dies betraf bisher die Systeme von IXOS / open text (Hersteller: Open Text Corporation), ELO (Hersteller:ELO Digital Office GmbH) und evITA (Hersteller: regiocom GmbH).

Dieser Lösungsweg ist einfach und kostengünstig, denn die verschiedenen Systeme können tatsächlich mit ein und derselben Softwarekomponente, der LIS-Universalschnittstelle angesteuert werden. Die damit bisher umgesetzten Funktionen sind:

  • Ablage von Dokumenten, die das LIS selbst produziert, also z.B. ein Vertragsentwurf, eine Entschädigungsvereinbarung oder ein Antrag im GBBerG-Bescheinigungsverfahren, direkt im Archivsystem. Die Schlagwörter werden dabei automatisch aus dem LIS heraus ermittelt und eingetragen, können aber vor dem Speichern des Dokuments noch manuell verändert werden.
  • Ablage einer beliebigen Datei, z.B. eines gescannten Vertrages, der über den Posteingang ins Unternehmen gekommen ist, oder einer beliebig im Dateisystem abgelegten digitalen Datei (Digitalfoto, PDF-Datei) im Archivsystem im LIS-Bearbeitungskontext: Das LIS steuert in diesem Fall den entsprechenden Erfassungsclient des DMS an und übergibt wiederum die Schlagwörter, die ebenfalls vor der Ablage manuell verändert werden können.
  • Recherche im Archiv: Der Anwender des LIS, der dort aktuell einen Vorgang bearbeitet, kann sich jederzeit die ggf. zugehörigen Dokumente aus dem Archiv holen und diese direkt einsehen. LIS startet in diesem Fall den entsprechenden Rechercheclient des DMS, übergibt erneut automatisch die Schlagwörter aus dem zugrunde liegenden Vorgang (z.B. den amtlichen Flurstücksschlüssel) und startet die Recherche. Die Ergebnisse werden in der Trefferliste des jeweiligen DMS angezeigt und können dann in dem für die Dokumentart zugeordneten Viewer geöffnet und betrachtet werden.
  • Re-Arrangement: Hierunter wird die Änderung eines bereits im DMS existierenden Dokuments bzw. dessen Neuzuordnung zu einem anderen Vorgang bezeichnet.

Fazit: ESN hat bei der LIS-DMS-Integration eine umfangreiche Expertise aufgebaut. Hilfreich war dabei, dass die LIS-Spezialisten jederzeit auf das Know How und die Ressourcen des hauseigenen Bereichs Prozessmanagement zurückgreifen konnten, der sich seit langem sehr erfolgreich mit dem Technischen Dokumentationsmanagement (ESN TeDoM) beschäftigt.